Con la intención de fortalecer el sistema de gestión administrativa y avanzar en la transformación digital, la UNCUYO implementó dentro de su Sistema de Expediente Electrónico el Sistema Único de Documentación Universitaria​ (SUDOCU). Una herramienta de gestión integral de todos los documentos, expedientes y trámites, de forma digital, que permite administrar su ciclo de vida completo y editarlos, colaborativamente, además de favorecer la adaptabilidad a diversos usos y trabajar de manera integrada con otros sistemas.

El SUDOCU surge en el Sistema de Información Universitaria (SIU) y la universidad lo incorpora en noviembre de 2022. Actualmente tiene 1.887 usuarios y 1.087 áreas creadas, con 134.823 documentos alojados en los servidores. 

La implementación de este sistema ubica a la UNCUYO a la vanguardia del sistema universitario nacional ya que solo otras 20 incorporaron el SUDOCU. Es decir que en total son 21 universidades de las más de 100 instituciones que integran la comunidad del SIU. La idea es tender paulatinamente una verdadera transformación digital administrativa. 

A través de este procedimiento se reconfigura el rol de las mesas de entradas de las dependencias. Antes, todo ingresaba por la mesa de entradas, se le otorgaba un número al trámite y se hacía el pase al destinatario pertinente. Ahora la gestión es directa, el trámite pasa del usuario al área o persona que debe actuar sobre él.

Para su incorporación la UNCUYO comenzó con la conformación de un equipo de referentes técnicos, funcionales y operativos que estableció un plan de trabajo en el que incluyó difusión, capacitación, prueba y puesta en funcionamiento del sistema.

SUDOCU es la troncal que conecta a todo el ecosistema del SIU que desarrolla soluciones para la administración digital del sistema universitario argentino y se puede integrar con los módulos Pilaga, Diaguita, Mapuche, entre otros. La intención de su uso es para evitar que se dupliquen o tripliquen los procesos con aprobaciones y autorizaciones, lo que le da un enorme valor agregado a las soluciones y una gran potencialidad, permitiendo una administración verdaderamente digital.

A la cabeza de la transformación digital

La UNCUYO se suma a esta propuesta que plantean una mirada más moderna y más actual, que es lo que está haciendo el resto para optimizar resultados. Inclusive los proveedores hablan de este tipo de cambios. Un proveedor de software, por ejemplo, necesita conocer las estrategias de transformación digital que tienen las organizaciones para poder darles las mejores soluciones y esto es lo que busca la Universidad con su adhesión a la transformación digital.

En esa transformación se recorre un camino que consta de tres etapas, una de madurez digital, otra de mejora de procesos y la tercera basada en las tecnologías aplicadas a las dos anteriores. Y de allí el desafío, que es potenciar a la gente, poner al usuario antes que a la herramienta y que los procesos, acá el usuario es el foco del proyecto. Es similar a un proceso de alfabetización, según opinión de expertos.

El Sistema Único de Documentación Universitaria se utiliza a nivel nacional desde hace 3 años, su origen es prepandemia y es tal vez una de las herramientas más nuevas del Sistema. Las primeras herramientas del SIU eran diseñadas y construidas en su totalidad por el mismo SIU. Luego,  muchas universidades comenzaron a desarrollar sus propias aplicaciones y una vez que las tenían se las ofrecían al Sistema para que las incorporará y el resto de las instituciones las pudiera aprovechar.

Ventajas de su uso

• Facilita y agiliza la gestión documental y el acceso a la información.
• Reduce notablemente los plazos en las tramitaciones, permitiendo su seguimiento en línea. 
• Es altamente escalable gracias a su arquitectura distribuida.
• Se integra fácilmente con otros sistemas, en particular con los módulos del Ecosistema SIU.
• Implementa distintas posibilidades de firma electrónica y digital.
• Está íntegramente desarrollado con tecnologías open source.

Las capacitaciones

En función del cambio hacia el SUDOCU se realizaron diferentes capacitaciones. La metodología de cursado fue bimodal y la instancia virtual se hizo a través de Moodle de manera asincrónica y el material estuvo disponible en la plataforma. En la instancia presencial se resolvieron dudas y hubo un espacio de práctica del sistema.

Esta primera instancia de formación alcanzó a un total de 469 usuarios capacitados de presenciales y  699 virtuales. Esa totalidad de usuarios asistió y aprobó su capacitación.

Lo que viene

La edición 2023 de capacitación incluye modalidad presencial y virtual, en dos niveles. La primera convocatoria comprende actividades que se desarrollarán entre el 28 de junio y el 31 de agosto. La novedad es que debido a la gran recepción que tuvo el primer llamado se ha programando una ampliación con nuevas fechas dentro del mismo periodo. 

Para setiembre habrá una nueva instancia de capacitación y hay previstas varias más que extenderán su actividad hacia nuevos usuarios y espacios. Todas destinadas al personal de la comunidad universitaria y deben adoptarse a su funcionalidad, uso y aplicación.

Las actividades de capacitación se darán en dos niveles y modalidades, desde las operaciones básicas del sistema hasta la exploración de nuevas funcionalidades. El primer nivel estará orientado a quienes no tengan conocimientos previos en el uso de la herramienta, mientras que el segundo nivel,  estará dirigido s personas que ya tengan un conocimiento básico sobre la misma.

El cronograma

Incluye las fechas originales y las nuevas programadas. De estas últimas se habilitarán los formularios de inscripción a la brevedad.